在對活動進(jìn)行戰(zhàn)略性的規(guī)劃后，便進(jìn)入到活動方案的整體策劃之中，而在制定具體活動創(chuàng)意前，通常還需要對活動運營中各利益相關(guān)者進(jìn)行充分了解，因為在設(shè)計運行系統(tǒng)時應(yīng)該盡可能的滿足各利益方的需求。

　　在創(chuàng)立一項活動的過程中，一個關(guān)鍵的因素是了解該活動所處的環(huán)境。而活動的舉辦所面臨的各種處境將是它能否成功的決定性條件。為了了解這些處境，我們必須首先明確誰是那些活動中的主要角色――利益相關(guān)者，以及那些被活動的舉辦所影響的人和組織。接下來，我們必須準(zhǔn)確了解這些主要角色的訴求――他們各自希望在活動中得到什么，以及那些最可能影響他們對活動的感覺的因素。一旦我們了解了活動所處的環(huán)境，他們就能在活動的創(chuàng)新、成型以及運營過程中處于最佳的位置，并使活動達(dá)到最佳結(jié)果。一句話，只有不斷地進(jìn)行換位思考，并讓各參與者得到利益，這樣的活動才是好的活動。

　　那些與活動的結(jié)果有合法的利益關(guān)系的個人和組織被稱為活動的利益相關(guān)者。一個成功的活動運營公司必須能辨別誰是活動的利益相關(guān)者以及他們各自在活動中的需求，要判斷他們的各自需求是否有重疊和沖突的地方。而一項活動的成功與否取決于活動經(jīng)理人如何平衡利益相關(guān)者們的訴求、期望、和利益之間的沖突。

　　活動與各主要利益相關(guān)者之間的關(guān)系：

　　· 活動組織機構(gòu)――提供活動的管理，通過活動達(dá)成各項任務(wù)。

　　· 活動舉辦地――提供活動的外部環(huán)境，接受活動所帶來的各種影響。

　　· 贊助商――提供資金或?qū)嵨?，得到市場的品牌認(rèn)同。

　　· 媒體――負(fù)責(zé)活動的推廣，得到活動的宣傳內(nèi)容或廣告收入。

　　· 工作人員――為活動付出勞動和支持，得到薪酬或獎勵。

　　· 活動的參加者和觀眾――提供參與和支持，從活動得到娛樂或獎勵。

　　各主要利益相關(guān)者的具體分析：

　　活動組織機構(gòu)

　　政府――政府舉辦活動是有許多原因的，包括：社會、文化、旅游、和經(jīng)濟的利益驅(qū)動。而其中一些政府部門存在的功能之一就是要舉辦活動，如：旅游部門、文化和體育部門等。

　　公司――公司對活動的介入是程度不同的，有的是通過贊助活動來向市場推廣他們的產(chǎn)品和服務(wù);有的是通過和政府合辦活動來達(dá)到獲取政府資源等等綜合的目的;有的公司則為自己量身定做專門的活動來發(fā)布新產(chǎn)品、增加銷售、并強化公司形象;當(dāng)然還有些公司，他們的生意內(nèi)容就是活動運營，如演出商、體育推廣公司、會展公司等。

　　社區(qū)、社團――服務(wù)于本社區(qū)、社團多種多樣的興趣和需求，如本地體育活動、社區(qū)慈善捐助會、汽車俱樂部聚會、本地藝術(shù)制品展等等。

　　活動組織機構(gòu)的類型――活動的主辦方是政府、公司、還是社區(qū)或社團，將決定活動組織機構(gòu)的性質(zhì)。如果主辦方是政府、企業(yè)、或行業(yè)協(xié)會，活動的運營將由他們的雇員或者專業(yè)的活動運營公司來完成;如果主辦方是社區(qū)或社團，活動的舉辦將最可能由志愿者來完成。

　　活動舉辦地

　　活動舉辦地的心態(tài)、需求、興奮點將決定地對活動風(fēng)格和時尚的接受程度。而當(dāng)前對活動舉辦地影響最大的一股新的力量是全球化和新科技。全球化和新科技的結(jié)合讓這個世界看上去更小、更復(fù)雜了。這一過程則因為媒體技術(shù)的發(fā)展而加快，這股力量能把那些不同尋常的本地活動帶到世界觀眾的面前。全球化和新技術(shù)對活動未來的影響包括：

　　· 機遇將會青睞那些能充分利用全球化和新技術(shù)條件下的工具和環(huán)境，同時保持舉辦地的獨特性，并表達(dá)自己的特別訴求的活動。

　　· 全球化將給活動，尤其是公司活動的產(chǎn)品和市場，帶來“標(biāo)準(zhǔn)化”。

　　· 專業(yè)的活動運營公司將有可能把好的活動及其模式快速擴張，在大幅提高勞動生產(chǎn)率的情況下，能做到同時操控好幾個活動的運行。

　　贊助商

　　近20年來，活動贊助大幅提高，同時贊助商對贊助的看法也大有改變。許多大贊助商已從過去僅僅把活動贊助看成是博取社會好感的公關(guān)工具，變成把活動贊助當(dāng)作市場營銷組合拳中的重要組成部分。

　　媒體

　　可以說，媒體的革命帶來了活動的革命。活動在現(xiàn)代媒體上的存在至少與它的現(xiàn)場存在一樣有力，甚至更有力?；顒拥默F(xiàn)場觀眾與它的電視觀眾相比可能相形見絀，甚至忽略不計，因為有些活動就是為電視觀眾專門打造的。從媒體贊助與媒體給付的轉(zhuǎn)播報道權(quán)費中，活動收益良多。通過媒體的宣傳推廣，活動的商業(yè)贊助商得到了更多的價值回報。當(dāng)然，媒體也經(jīng)常直接影響著活動的創(chuàng)意和執(zhí)行，同時也深刻地影響著活動與它的現(xiàn)場觀眾之間的關(guān)系。迄今為止，體育競賽是媒體和活動相互作用中的最大贏家，也是最大輸家。

　　工作人員