要提高活動運營的效益，一是開源二是節(jié)流。提高團隊管理水平，也是能否節(jié)約成本的一個重要因素。做活動往往是勞動密集型的，如果是在異地做活動，團隊本身的衣食住行就是一筆龐大的支出，比如說，住五星級酒店與租用民房費用差別就很大;選擇什么樣的交通工具、通過旅行社預定團體票與單個的臨時買票，差別也很大;有的活動需要動用幾十人、幾百人、甚至幾千人，是購買盒飯還是自己動手制作工作餐，成本差別都很大。這指的是硬性成本，更重要的是在各個資源的調(diào)配方面，一旦公司做大做強、形成了一定規(guī)模的資源調(diào)配網(wǎng)絡的時候，很多資源便可以就地調(diào)配，減少了中間環(huán)節(jié)、流通成本、物流成本以及人員成本。

　　其中的物流成本里包括幾個環(huán)節(jié)，首先是設備的交通成本，比如說平時做活動，需要將道具從長沙調(diào)到海南，往返要兩天，但如果我們有了便捷的資源網(wǎng)絡，就可以直接從海南、湛江或廣州就近調(diào)配設備，這樣，不僅節(jié)省了時間還可以節(jié)省相應的運費。藝人也是如此，如果在成都做活動，就可以近水樓臺的在當?shù)卣椅璧笀F隊或者檔期相吻合的藝人。

　　去年7月，新活動傳媒成功運作的哈薩克斯坦-海南推介會就是一個很好的例子，原本表演的舞蹈團要從長沙調(diào)過去，后來導演經(jīng)過商議后決定直接從北京調(diào)，而且北京有專業(yè)的舞蹈團隊，資源可能更好，自然就節(jié)省了北京往返長沙的交通成本。同樣，機器設備也是在哈薩克斯坦當?shù)刈饨璧?，不僅節(jié)省了成本，還免除了報關方面的麻煩。當然，前面我們也強調(diào)了，能夠合理的調(diào)配資源、節(jié)約成本，如果沒有長期積累的資源網(wǎng)絡是不可以想象的，要知道，羅馬可不是一天建成的。

　　但是節(jié)省活動成本并不意味著要以降低活動的質量標準作為代價。

　　對于活動公司來說，一方面不能多花客戶的錢，另一方面卻要給客戶提供最好的服務，這是活動運營公司贏得客戶的基本前提。這個看似矛盾的問題，其實操作起來也很簡單，就是把錢要用在刀刃上，有句土話說得好：“騎毛驢兒上酒吧，該省的省，該花的花!”，但不能為省錢而省錢，有時候在小的地方省錢了，結果可能得不償失，甚至釀成大錯。

　　新活動傳媒做活動時，對外請的藝人給予的待遇總是超過標準，對自己的工作人員則能省則省，特別是在食宿方面，前提是質量予以保證。2007年廣東國際旅游文化節(jié)開幕式籌備期間，工作人員的盒飯一開始是在一家較小的餐館訂做的，價格便宜，低于廣州平均價格。但當發(fā)現(xiàn)它的質量與衛(wèi)生狀況不穩(wěn)定時，公司立即找到廣州最正規(guī)、規(guī)模最大的快餐店提供盒飯。道理很簡單，如果工作人員吃不飽吃不香，會影響精神和體力，進而影響工作效率。如果衛(wèi)生再出問題，造成非戰(zhàn)斗減員，則會直接耽誤籌備和開幕式演出，這個損失就太大了。

　　有些時候做活動還會出現(xiàn)超支的情況，但是為了提高公司的知名度和本著對客戶負責的態(tài)度，也為了建立更好的、長期的客戶關系，即使費用超支了也必須將活動做完做好。比如天娛傳媒在做寧鄉(xiāng)國際佛文化節(jié)活動的時候，邀請了香港的曾志偉先生做主持人，他當時在美國，因天氣原因飛機根本無法起飛，但是活動不等人，為了對觀眾負責，導演組只好決定臨時換人，由他的兒子和另外一位香港藝人張國強先生頂替他出席，可是問題又來了，當天晚上香港至長沙的機票已經(jīng)全部售空，火車又太慢，在這種情況下，可以從本地另選主持人，但公司沒有這樣做，而是當機立斷，決定開車去接!派兩名經(jīng)驗豐富的司機不分晝夜從長沙開到深圳羅湖口岸接，回到長沙現(xiàn)場的時間離活動開始只有不到兩個小時，不僅驚心動魄，開車的成本甚至比機票高出很多，但是，為了保證客戶的利益，活動策劃，也為了保證寧鄉(xiāng)國際佛文化節(jié)不缺失亮點，就必須這么做，這個時候該增加的費用就一定要增加。所以，我們在做預算的時候，通常也會做一個不可預計的費用預算。