如果會議在國外舉行，選擇在淡季舉行會更好些。不過，在確定會址之前，要考慮到如果天氣狀況不理想將會對會議造成多大影響。大家都不希望在加勒 比海地區(qū)和佛羅里達(dá)州的颶風(fēng)時節(jié)在那里開會，同樣也不希望在亞利桑那州有 山洪暴發(fā)和雷暴的時候去那里開會。與當(dāng)?shù)氐穆糜尉致?lián)系一下，了解了解當(dāng)?shù)剡^去的天氣狀況，如氣溫、降水量和濕度等相關(guān)資料。這些都應(yīng)該在作最終決定之 前完成。不要只聽口頭上的描述，要索取一份當(dāng)?shù)剡^去天氣狀況的統(tǒng)計(jì)資料，這 很容易辦到。即使在你計(jì)劃舉辦活動的歷史同期從來沒有下過雨或雪，仍舊要為戶外活動做好天氣預(yù)備方案。例如最近6月份的時候，班夫郡就下雪了，所以， 一定要提前做好準(zhǔn)備，務(wù)必確保當(dāng)突然事件發(fā)生時有回旋的余地。在活動舉辦當(dāng)天，如果天氣狀況看起來不妙，你就需要打電話來確定最終在什么地方布置會場。要與客戶商量好在什么時間需要對活動舉辦地點(diǎn)進(jìn)行最后的確認(rèn)。

在某些活動舉辦地，高溫并不是問題。在拉斯維加斯，氣溫有時候會飆升到100華氏度，但卻不會影響活動的進(jìn)程。客人們都由豪華空調(diào)大巴或汽車很快接送到裝空調(diào)的飯店。白天他們可以舒適地在室內(nèi)開會或者在游泳池邊游玩，到晚上溫度降低時，他們可以沿街休閑漫步。飯店和賭場的位置非常近，客人們完全可以一直呆在室內(nèi)，不用出來。任何一次出行都是從有空調(diào)的飯店進(jìn)人有空調(diào)的大巴，再進(jìn)人有空調(diào)的會場，反之亦然。氣溫高不是個大問題。

 

在炎熱的天氣里，來賓到來時要為他們備好冰鎮(zhèn)水、新鮮的檸檬水和冰茶。加勒比海地區(qū)的飯店在來賓抵達(dá)時，不僅準(zhǔn)備了各式冰鎮(zhèn)飲料，還給每人送上一條冰鎮(zhèn)的面巾。飯店服務(wù)員先將面巾用檸檬水浸過、擰干、放入單個塑料包裝袋內(nèi)冷藏，然后用冷藏箱送到機(jī)場。

 

如果客人是在冬天乘坐飛機(jī)并且需要轉(zhuǎn)機(jī)，那就盡可能地讓他們在地理位置靠南一些的地方轉(zhuǎn)機(jī)。例如，冬天乘班機(jī)從多倫多起飛，|可以在芝加哥或達(dá)拉斯轉(zhuǎn)機(jī)，那就選達(dá)拉斯，因?yàn)槟抢镆蛱鞖鉅顩r而引起飛機(jī)晚點(diǎn)的可能性會小些。

冬天不僅僅會引起航班延誤。在某些地方，在暴風(fēng)雪來臨時公路還會被封閉。這就會影響機(jī)場間的接送。應(yīng)事先對此有所準(zhǔn)備。附近有沒有機(jī)場飯店？當(dāng)公路封閉時，公路沿線有沒有飯店？有沒有做好應(yīng)對此類事件發(fā)生的預(yù)算？ 天氣同時也會影響水溫和水中的生物。夏季在南方舉辦活動的話,在某些地方，水中的水母就會比冬天多。如果會議打算在游船上舉行，應(yīng)提前搞清楚天氣因素對航行的影響。什么時候海浪會小些?如果是包租私人游艇，那就要計(jì)算ー下要為來賓準(zhǔn)備多少遮陽設(shè)施。如果暴風(fēng)雨突然來襲，是不是每個人都能舒適地有地方待？有沒有足夠的遮雨處？

 

記住在任何地方天氣都會對你的活動造成影響，一定要做好應(yīng)對準(zhǔn)備。

 

 

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